СЭД: система электронного документооборота

Успешная деятельность организации в целом напрямую зависит от эффективности ее бизнес-процессов.

Компания Management Kaizen Group предлагает решение проблемы эффективности – Системы Электронного документооборота - СЭД

на базе технологий и продуктов Microsoft Office SharePoint

 

Порталы и документооборот


Платформа Microsoft SharePoint предоставляет следующие возможности для автоматизации бизнес-процессов компании:

 

  1. Комплексная автоматизация документооборота;
  2. Управление бизнес-процессами;
  3. Интеграция информационных систем;
  4. Корпоративные коммуникационные сервисы.

 

Автоматизация документооборота


Документооборот является информационной основой деятельности предприятия. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом.

По оценкам аналитиков, 80% формализованной информации современных компаний составляют документы. Объем документов постоянно растет – в среднем, на 60-70% в год. Работа с документами всегда коллективная. Трудно представить процесс, при котором пользователь один создает документ и после этого никому его не показывает.

Всем этим объемом информации нужно управлять и сделать удобным процесс совместной работы над документами. Одним из лучших инструментов на рынке для автоматизации процессов документооборота и является платформа Microsoft SharePoint. В число наиболее значимых задач, которые можно автоматизировать в среде SharePoint, входят:

 

  • Ведение делопроизводства;
  • Управление договорами;
  • Совместная работа над документами и т.д.

 

1. Ведение делопроизводства


Если в небольших компаниях обмен документами может вестись бессистемно без ущерба для бизнеса, то крупные организации, а в особенности, распределенные и холдинговые структуры и государственные учреждения, не могут работать без четко регламентированной и формализованной системы делопроизводства.

Платформа Microsoft SharePoint позволяет создавать решения, автоматизирующие делопроизводство полностью в соответствии с регламентом организации в части следующих задач:

 

  • Регистрация документов;
  • Отправка документов на рассмотрение;
  • Исполнение и составление отчетов о выполнении;
  • Контроль состояния документов;
  • Формирование дел и направление документов в дела;
  • Сортировка и полнотекстовый поиск документов;
  • Передача документов в электронный архив.

 

2. Управление договорами


В крупных компаниях договор до его подписания и передачи контрагентам проходит целый ряд согласований и утверждений, поочередно попадая на стол менеджеру по продажам, юристам, бухгалтерам и финансовому директору, директору по производству и, наконец, генеральному директору. При этом каждый из участников процесса может внести правки и замечания. При такой системе согласование может занимать целый месяц.

Применение технологий Microsoft SharePoint дает возможность распараллелить процесс согласования и избежать рутинной работы с бумажными версиями. Решение, предлагаемое специалистами нашей Компании, сокращает время согласования договоров, как минимум, в 6 раз.

Когда нужна система согласования договоров?

В крупных компаниях договор до его подписания и передачи контрагентам проходит целый ряд согласований и утверждений, поочередно попадая на стол менеджеру по продажам, юристам, бухгалтерам и финансовому директору, директору по производству и, наконец, генеральному директору. Такая система является необходимой, но порождает целый ряд сложностей, знакомых каждому:

 

  • Договора и другие документы согласуются необоснованно долго. Длительное согласование приводит к потере контрактов, ухудшению имиджа компании, увеличению числа недовольных клиентов;
  • В случае отказа от согласования одним из участников процесс стартует заново. При этом те, кто уже согласовал документ до этого, не знают причину, по которой он не был согласован другим сотрудником и какие изменения внесены в документ. Согласующему приходится анализировать весь документ на предмет изменений.
  • Специалист, ответственный за согласование документа или договора, не обладает актуальной информацией о том, кто его уже согласовал, а кто еще нет. У него нет понимания, «кто тормозит процесс»;
  • Сотрудники тратят рабочее время на поиск согласующих, ожидание результатов работы коллег, на уведомление их лично или по электронной почте о необходимости согласования того или иного документа;
  • Дополнительное время уходит на поиск документов и сравнение различных версий, что может продолжаться несколько дней;
  • Нет сводной информации о процессах согласований в компании, возможности проанализировать и оптимизировать организацию работ с документами.

 

 

Как изменить ситуацию?

Чтобы ускорить процесс согласования и сделать его прозрачным и управляемым, вам необходимо внедрить в своей компании информационную систему согласования договоров, например, на платформе Microsoft SharePoint.

В информационной системе ответственный за подписание договора сотрудник создает электронную форму договора и направляет ее на согласование. Фактически, если это позволяет корпоративный регламент, договор можно отправить сразу всем согласующим лицам. В любой момент инициатор договора может уточнить, на каком из согласующих произошла задержка, и ускорить процесс с помощью автоматических уведомлений, рассылаемых участникам процесса.

Единое информационное пространство, в котором происходит весь процесс согласования, избавляет сотрудников от рутинной работы по управлению файлами, версиями договоров, сокращает вероятность попадания старых версий на стол руководителю. Возможность участникам процесса работать сразу с серией документов через веб-интерфейс и получать удаленный доступ к необходимой информации из любой точки сокращает время прохождения документа по необходимым инстанциям.

В информационной системе договора после закрытия в автоматическом режиме передаются в архив, что снижает нагрузку на ваших сотрудников и делает быстрым дальнейший поиск и подготовку копий документов.

3. Совместная работа над документами


Традиционным способом коллективной работы с документами является пересылка файлов документов по электронной почте, внесение правок, их принятие или отклонение, утверждение окончательной версии. Даже в случае, когда в данном процессе участвуют два лица, такой способ может вызывать затруднения – потеря промежуточной версии в ходе пересылки, отсутствие возможности просмотреть все версии и т.п. Еще сложнее управлять процессом, когда согласующих 5,10, 15 человека, а размер файла превышает 1 Мб: документы приходится пересылать всем участникам, серьезно увеличивая корпоративный трафик.

Выходом из ситуации становится совместная работа с документом, который располагается непосредственно на сервере Microsoft SharePoint. Участвующие в подготовке документа сотрудники могут вносить правки в документ, получать извещения на почту о внесенных правках другими сотрудниками, отслеживать историю изменений с указанием времени и авторства, получать удаленный доступ к документу через веб. При этом разграничение прав доступа позволяет выделять пользователей, имеющих возможность просматривать документ, вносить изменения.

Подробнее:

Типовые проблемы

Совместная разработка материалов и договоров, использование утвержденной версии шаблона, пересылка вариантов документов друг другу – все это неотъемлемые части ежедневной работы любого сотрудника современной компании. Однако эти простые действия вызывают целый ряд трудностей.

Совместная разработка текстового документа:

 

  • Перегрузка почтовых систем и переполнение почтовых ящиков;
  • Синдром - «У кого последняя версия?». Потеря актуальной версии;
  • Ручное слияние 2-х и более версий;

 

Доступ к документу, разработанному другим сотрудником:

 

  • Найти телефон сотрудника;
  • Дозвониться до сотрудника;
  • Получить доступ к ПК сотрудника;

 

Поиск документа:

 

  • Время на поиск в архиве почты;
  • На локальном диске 5 документов: «Название_1.doc», «Copyof Название_1.doc», «Название_Новый.doc», «Название4.doc», «Наз~1.doc»;
  • Сравнение версий;

 

Безопасность:

 

  • Не регламентирован доступ к документам;
  • Документы хранятся на общедоступных файловых серверах;
  • Зачастую документы, представляющие коммерческую тайну, оказываются в свободном доступе;
  • Нет механизмов удостоверения автора изменений или всего документа - документ легко подделать.

 

Как изменить ситуацию?

Решить все эти проблемы помогает использование Microsoft SharePoint как места хранения и работы с документами. Участвующие в подготовке документа сотрудники, не выходя из среды портала и работая исключительно в привычных форматах документов линейки MS Office, вносят правки в документ и отслеживают изменения. Microsoft SharePoin позволяет:

 

  • Сохранять документы непосредственно на сервере SharePoint;
  • Хранить историю работы с документом, отслеживать авторов правок, принимать и отклонять изменения;
  • Настраивать права доступа к документам (просмотр, копирование, редактирование);
  • Предоставить удаленный доступ к документам посредством web-технологий;

 

Результаты

 

  • Сокращение сроков создания документов позволяет получать готовые бумаги на 30% быстрее, чем раньше;
  • Снижение трудозатрат сотрудников на подготовку документа на 25%;
  • Экономия до 20% средств на бумажные носители;
  • Поиск необходимого документа по ключевым словам или параметрам занимает менее 30 секунд;

 

4. Автоматизация бизнес-процессов


В любой компании помимо ключевых процессов (производство, оказание услуг, продажи) реализуется целый ряд задач, выполнение которых направлено на поддержку и обеспечение основной деятельности. Несмотря на то, что, на первый взгляд, они кажутся второстепенными, от качества их исполнения зависит успех всей компании. В число таких задач входят: организация работы кадровой службы, работы с персоналом, работы с клиентами и поставщиками, сервисная ИТ-поддержка, управление проектами и т.д.

Возможности продукта Microsoft SharePoint позволяют автоматизировать ключевые бизнес-процессы, выполнение которых важно для любой компании. Каждый функциональный модуль настраивается с учетом регламента организации этих процессов в вашей компании, специфики вашего бизнеса. При этом информационные сервисы, реализованные в среде Microsoft SharePoint, делают ежедневную работу ваших сотрудников проще и прозрачнее.

5. Управление проектами


Проектом является любая деятельность, направленная на достижение конечной цели в ограниченное время и в условии ограниченных ресурсов. Проекты выполняются в любой компании вне зависимости от отрасли и размеров. Вывод новой продукции на рынок, запуск производственных мощностей, реорганизация – все это неотъемлемые этапы жизни любой развивающейся компании.

Microsoft SharePoint позволяет настраивать простые решения по автоматизации управления проектами. Модуль управления проектами в Microsoft SharePoint является более простой и дешевой альтернативой профессионального решения по управлению проектами, которые применяются в проектноориентированных компаниях. Функционал решения на базе Microsoft SharePoint позволяет решать базовые задачи управления проектами: строить диаграммы Ганта, отслеживать выполнение отдельных задач и фаз проекта.

6. Кадровое делопроизводство


Управление персоналом – это не просто поиск и подбор кадров, оформление и увольнение сотрудников, а комплексный процесс, направленный на рост капитализации кадрового ресурса компании.

Все чаще функциональными заказчиками корпоративного портала становятся руководители служб работы с персоналом. Автоматизировать систему кадрового производства и обеспечить ряд информационных сервисов позволяет инструментарий Microsoft SharePoint:

 

  • Централизованное хранение регламентирующих документов;
  • Заявки на открытие вакансии, заведение нового сотрудника, справочник нового сотрудника;
  • Оценка персонала;
  • Заявки на обучение;
  • Планы аттестации и результаты;
  • Увольнение сотрудника.

 

7. Службы IT / Helpdesk


Ключевым параметром оценки технической поддержки пользователей в компании является возможность получения своевременной квалифицированной помощи. От корректной работы бизнес- и пользовательских приложений зависит скорость выполнения задач, точность принятых решений и, в конечном счете, прибыль компании. Во многих российских компаниях отдел системной поддержки является жизненно необходимой службой, от которой при этом сложно добиться оперативного решения вопросов и устранения возникших проблем.

Настраиваемый в Microsoft SharePoint раздел «IT Helpdesk» автоматизирует процесс работы над инцидентами, возникающими у ваших сотрудников при работе с информационной инфраструктурой компании. В любой момент времени

8. CRM


Для компании ведущей торговую деятельность критически важной является организация отношений с клиентами. Информационная система CRM, объединяющая в себе все связанные с клиентами бизнес-процессы: продажи, сервис, аналитику, электронную коммерцию, управление каналами продаж – становится неотъемлемым инструментом отделов маркетинга и продаж.

Встраиваемый в Microsoft SharePoint модуль CRM позволяет сотрудникам компании в единой информационной среде вести работу по учету и анализу взаимоотношений с клиентами, продаж и послепродажного обслуживания.

9. Интеграция информационных систем


Корпоративный поиск по всем информационным ресурсам компании

Один из основных ресурсов предприятия – информация. Одна из распространенных проблем, связанных с ней – быстрый поиск. Далеко не во всех крупных компаниях существует единая информационная система, в которой хранятся все данные. Не редки случаи, когда для поиска необходимой информации, приходится обращаться в базу данных ERP-системы, CRM, систем документооборота, на почтовые и файловые сервера. Этот процесс трудоемок и не всегда приводит к желаемому результату.

Подсистема поиска по информационным ресурсам компании может быть реализована в среде Microsoft SharePoint. Система индексирует все информационные активы компании и обеспечивает быстрый доступ к ним.

Кроме того, в сам портал может быть добавлен раздел библиотеки документов. Библиотека позволяет осуществлять поиск документов по «типам содержимого» - шаблона с описанием документа, который позволяет задать различные атрибуты документа. Использование «типов» дает возможность создавать различные группировки, сортировки и фильтры, что в свою очередь означает более гибкую, интеллектуальную, а самое главное – эффективную работу с большим массивом разнородных, на первый взгляд, документов. В результате вы всегда можете получить нужный вам документ, выбрав несколько критериев, вместо того, чтобы перемещаться по огромной иерархии каталогов.

Интеграция автоматизированных процессов с учетными системами

Постепенное развитие и рост компании приводит к ситуации, когда различные задачи реализуются в разнообразных информационных системах. Использование данных этих информационных систем руководством компании и другими сотрудниками, не являющимися их функциональными пользователями, затруднено: требуется время на обучение, сложно сравнивать разноплановые показатели.

Преимущество Microsoft SharePoint заключается в возможности объединить различные функциональные системы в единое информационное пространство. В результате ответственные исполнители могут, не выходя из портала, работать с данными разных информационных систем, а топ-менеджеры – всегда иметь актуальную картину состояния ключевых для бизнеса показателей.

10. Корпоративные коммуникационные сервисы


Для средних и крупных компаний обеспечение корпоративных коммуникаций может стать нетривиальной задачей. Сложная организационная структура, географическая распределенность, большой штат и проектный характер деятельности компании затрудняют своевременный обмен информацией, препятствуют созданию единого информационного пространства компании.

Портал на базе Microsoft SharePoint располагает широкими возможностями для создания сервисов обмена корпоративной информацией и общения, становясь мощным инструментом управления в руках специалистов по работе с персоналом, по внутрикорпоративным коммуникациям. Улучшая внутрифирменные отношения сотрудников и руководителей, обратная связь позволяет оценивать степень лояльности персонала и гибко формировать систему мотивации.

Справочник сотрудников

В информации о сотрудниках компании, их должностях и контактных данных нуждается любая компания. Но если в небольшой компании для хранения такой информации можно ограничиться возможностями Exсel, то в больших компаниях и холдингах ручное заполнение таблиц с данными о сотрудниках, работающих в различных филиалах, структурных подразделениях и дочерних организациях, в каждой из которых есть свои собственные независимые кадровые службы, просто не представляется возможным. Сделать доступным такой необходимый сервис, как справочник сотрудников, позволяет интеграция портала на базе Microsoft SharePoint с системой Active Directory и с кадровыми системами предприятий. Результат - возможность быстро и легко находить информацию о номерах телефонов, адресах электронной почты, днях рождениях всех сотрудников предприятия.


Лента новостей

Microsoft SharePoint позволяет создавать и согласовывать новостные статьи. Каждый сотрудник компании может написать новостную статью, которая при прохождении согласования автоматически оказывается на портале. При публикации статьи всем сотрудникам приходит письмо на электронную почту с активной ссылкой на размещенную на портале новость. Каждая статья может иметь подраздел группового обсуждения, а так же атрибуты пользовательской оценки важности.


Проведение опросов

Пользователям портала на базе Microsoft SharePoint предоставляются простые средства для сбора данных и проведения опросов. Для сбора данных могут быть разработаны любые формы, содержащие необходимые поля для ввода информации. Далее форма публикуется на портале, где пользователи портала вводят необходимые данные. После сбора информация анализируется и публикуется на портале.


Заказ курьера, визиток и т.д.

В числе повседневных офисных задач, которые могут быть решены благодаря возможностям Microsoft ShareРoint, - заказ курьера, визиток и канцелярии, резервирование помещений, формирование и рассылка поручений. Все эти задачи могут быть решены благодаря использованию на портале электронных форм для сбора данных от конечных пользователей – Microsoft InfoPath.


Корпоративный мультимедиа альбом

Помимо документов, на портале могут быть размещены корпоративные фотографии и видео материалы с прошедших мероприятий


Корпоративный форум

В числе популярных сервисов общения, реализуемых в среде SharePoint, – корпоративный форум. Он может иметь настраиваемые разделы профессиональной и непрофессиональной тематики, содержать инструменты оценки важности и полезности тем.